Ein Kunde sendet eine Nachricht und wartet. Wenn dein Team stundenlang nichts bemerkt, kommuniziert dieses Schweigen etwas — und nichts Gutes. Heedbacks Benachrichtigungssystem stellt sicher, dass eingehende Nachrichten dein Team über mehrere Kanäle erreichen: Browser-Push-Benachrichtigungen für Echtzeit-Alerts, E-Mail-Digests für periodische Zusammenfassungen und ein Ungelesen-Badge, damit nichts durchrutscht. So konfigurierst du alles.

Voraussetzungen

Stelle vor dem Start sicher, dass du Folgendes hast:

Ein Heedback-Konto mit mindestens einem hinzugefügten Teammitglied
Einen modernen Browser, der Web-Push-Benachrichtigungen unterstützt (Chrome, Firefox, Edge, Safari 16+)
Konfigurierte E-Mail-Adressen für jedes Teammitglied, das Digests erhalten soll

Schritt 1: Browser-Push-Benachrichtigungen aktivieren

Push-Benachrichtigungen sind der schnellste Weg, um zu erfahren, wenn ein Kunde Hilfe braucht. Sie funktionieren auch, wenn das Heedback-Dashboard nicht geöffnet ist — eine Benachrichtigung erscheint auf deinem Desktop, sobald eine Nachricht eintrifft.

So aktivierst du sie:

Öffne das Heedback-Dashboard in deinem Browser.
Klicke auf dein Profilbild unten links, dann gehe zu Benachrichtigungseinstellungen.
Schalte Browser-Push-Benachrichtigungen ein.
Dein Browser fragt nach der Erlaubnis, Benachrichtigungen anzuzeigen. Klicke auf Erlauben.

Das war’s. Ab jetzt erhältst du eine Push-Benachrichtigung, wenn ein Endnutzer eine neue Nachricht in einer Konversation sendet. Ein Klick auf die Benachrichtigung bringt dich direkt zu dieser Konversation.

Wichtig: Jedes Teammitglied aktiviert Push-Benachrichtigungen individuell auf jedem Gerät, das es nutzt. Wenn du sowohl an einem Laptop als auch an einem Desktop arbeitest, aktiviere es auf beiden. Benachrichtigungen sind an Browser und Gerät gebunden, nicht nur an das Konto.

Schritt 2: Den E-Mail-Digest verstehen

Nicht jeder möchte Echtzeit-Pings, und manche Teammitglieder checken E-Mails zuverlässiger als Browser-Benachrichtigungen. Heedback sendet alle 10 Minuten einen E-Mail-Digest, der neue Aktivitäten zusammenfasst.

Der Digest funktioniert unterschiedlich je nach Empfänger:

Für Admins und Agents: Der Digest enthält neue Nachrichten von Endnutzern in offenen Konversationen. Er gruppiert Nachrichten nach Konversation und enthält einen direkten Link zu jeder einzelnen.
Für Endnutzer: Wenn dein Team auf eine Konversation antwortet, erhält der Endnutzer einen Digest mit neuen Nachrichten deiner Agents. Das bringt Nutzer zurück zum Portal oder Widget, um die Konversation fortzusetzen.

Der Digest wird nur gesendet, wenn es Neues gibt. Wenn seit dem letzten Digest keine neuen Nachrichten eingegangen sind, wird keine E-Mail gesendet. Heedback trackt eine Pro-Nutzer-Wasserzeichen (last_digest_sent_at), um sicherzustellen, dass nichts doppelt gesendet und nichts verpasst wird.

Schritt 3: Benachrichtigungseinstellungen konfigurieren

Jedes Teammitglied kann feinsteuern, worüber es benachrichtigt wird. Unter Benachrichtigungseinstellungen gibt es folgende Optionen:

Push-Benachrichtigungen: Ein- oder ausschalten. Wenn aktiv, löst jede neue Endnutzer-Nachricht einen Browser-Push aus.
E-Mail-Digest: Pro Teammitglied ein- oder ausschaltbar. Manche bevorzugen nur Push; andere verlassen sich auf die periodische E-Mail-Zusammenfassung.
Ruhezeiten: Wenn dein Team über Zeitzonen verteilt ist, können einzelne Mitglieder Ruhezeiten festlegen, in denen Push-Benachrichtigungen unterdrückt werden. E-Mail-Digests laufen wie gewohnt weiter.

Diese Einstellungen sind pro Nutzer — jedes Teammitglied steuert sein eigenes Benachrichtigungserlebnis. Organisations-Admins können sehen, wer Benachrichtigungen aktiviert hat, können aber individuelle Einstellungen nicht überschreiben.

Schritt 4: Das Ungelesen-Badge nutzen

Selbst mit Push und E-Mail ist das einfachste Signal oft das effektivste. Heedback zeigt ein Ungelesen-Badge an zwei Stellen:

Seitenleiste: Das Inbox-Icon in der Dashboard-Seitenleiste zeigt ein rotes Badge mit der Anzahl offener Konversationen mit ungelesenen Nachrichten.
Browser-Tab: Der Dokumenttitel aktualisiert sich mit der Ungelesen-Zahl — zum Beispiel (3) Heedback. Das ist auch sichtbar, wenn der Tab im Hintergrund ist.

Die Ungelesen-Zahl aktualisiert sich in Echtzeit via Server-Sent Events (SSE). Wenn eine neue Nachricht eintrifft oder eine Konversation gelöst wird, passt sich die Zahl sofort an, ohne Seitenaktualisierung.

Tipp: Pinne den Heedback-Tab in deinem Browser an. Das Titel-Badge ermöglicht es dir, die Ungelesen-Zahl mit einem Blick zu erfassen, ohne den Tab zu wechseln.

Schritt 5: Dein Benachrichtigungs-Setup testen

Bevor du dich im Produktivbetrieb auf Benachrichtigungen verlässt, überprüfe, dass alles funktioniert:

Push-Test: Öffne das Heedback-Widget auf deiner Seite (oder nutze eine Testseite) und sende eine Nachricht als Endnutzer. Bestätige, dass innerhalb von Sekunden eine Push-Benachrichtigung auf deinem Desktop erscheint.
Digest-Test: Sende eine Testnachricht und warte bis zu 10 Minuten. Prüfe, dass der E-Mail-Digest in deinem Posteingang mit dem richtigen Inhalt ankommt.
Badge-Test: Sende eine Nachricht und beobachte, wie sich das Seitenleisten-Badge erhöht. Antworte und schließe die Konversation — das Badge sollte sich verringern.
Multi-Geräte-Test: Wenn du mehrere Geräte nutzt, bestätige, dass Benachrichtigungen auf jedem ankommen, auf dem du sie aktiviert hast.

Tipps und Best Practices

Verlasse dich nicht auf einen einzelnen Kanal. Aktiviere sowohl Push als auch E-Mail. Push ist schnell, kann aber in Meetings verpasst werden. E-Mail ist langsamer, erzeugt aber einen dauerhaften Nachweis.
Antworte innerhalb deines Digest-Fensters. Wenn ein Kunde eine Nachricht sendet und innerhalb von 10 Minuten nichts zurückhört, erhält er einen Folge-Digest. Schnelle Antworten verhindern unnötiges E-Mail-Rauschen für den Kunden.
Nutze Konversationszuweisung strategisch. Wenn eine Konversation einem bestimmten Teammitglied zugewiesen ist, erhält nur dieses Mitglied Push-Benachrichtigungen dafür. Das verhindert Alert-Müdigkeit im Team und stellt sicher, dass die verantwortliche Person benachrichtigt wird.
Überprüfe Browser-Benachrichtigungsberechtigungen regelmäßig. Browser-Updates oder OS-Änderungen können manchmal Benachrichtigungsberechtigungen zurücksetzen. Wenn Push-Benachrichtigungen nicht mehr funktionieren, prüfe deine Browsereinstellungen.

So konfigurierst du Benachrichtigungen in Heedback