Een klant stuurt een bericht en wacht. Als je team het pas na uren opmerkt, communiceert die stilte iets — en het is niets goeds. Het meldingssysteem van Heedback zorgt ervoor dat binnenkomende berichten je team bereiken via meerdere kanalen: browserpushmeldingen voor realtime alerts, e-mailsamenvattingen voor periodieke overzichten en een ongelezen badge zodat er niets door de mazen glipt. Zo configureer je elk onderdeel.

Vereisten

Zorg ervoor dat je het volgende hebt voordat je begint:

Een Heedback-account met minimaal één teamlid toegevoegd
Een moderne browser die Web Push-meldingen ondersteunt (Chrome, Firefox, Edge, Safari 16+)
E-mailadressen geconfigureerd voor elk teamlid dat samenvattingen moet ontvangen

Stap 1: Browserpushmeldingen inschakelen

Pushmeldingen zijn de snelste manier om te weten wanneer een klant hulp nodig heeft. Ze werken zelfs wanneer het Heedback-dashboard niet geopend is — er verschijnt een melding op je bureaublad zodra er een bericht binnenkomt.

Om ze in te schakelen:

Open het Heedback-dashboard in je browser.
Klik op je profielicoon linksonder en ga naar Meldingsvoorkeuren.
Schakel Browserpushmeldingen in.
Je browser vraagt toestemming om meldingen te tonen. Klik op Toestaan.

Dat is alles. Vanaf nu ontvang je een pushmelding telkens wanneer een eindgebruiker een nieuw bericht stuurt in een gesprek. Door op de melding te klikken ga je direct naar dat gesprek.

Belangrijk: Elk teamlid schakelt pushmeldingen individueel in op elk apparaat dat ze gebruiken. Als je op zowel een laptop als een desktop werkt, schakel het op beide in. Meldingen zijn gebonden aan de browser en het apparaat, niet alleen aan het account.

Stap 2: De e-mailsamenvatting begrijpen

Niet iedereen wil realtime pings, en sommige teamleden checken e-mail betrouwbaarder dan browsermeldingen. Heedback stuurt elke 10 minuten een e-mailsamenvatting met een overzicht van nieuwe activiteit.

De samenvatting werkt anders afhankelijk van de ontvanger:

Voor beheerders en medewerkers: De samenvatting bevat nieuwe berichten van eindgebruikers in open gesprekken. Het groepeert berichten per gesprek en bevat een directe link naar elk gesprek.
Voor eindgebruikers: Wanneer je team reageert op een gesprek, ontvangt de eindgebruiker een samenvatting met nieuwe berichten van je medewerkers. Dit brengt gebruikers terug naar het portaal of de widget om het gesprek voort te zetten.

De samenvatting wordt alleen verzonden wanneer er iets nieuws is. Als er geen nieuwe berichten zijn binnengekomen sinds de laatste samenvatting, wordt er geen e-mail gestuurd. Heedback houdt per gebruiker een watermerk bij (last_digest_sent_at) om te garanderen dat niets dubbel wordt verstuurd en niets wordt gemist.

Stap 3: Meldingsvoorkeuren configureren

Elk teamlid kan precies instellen waarover ze worden geïnformeerd. Onder Meldingsvoorkeuren zijn de beschikbare opties:

Pushmeldingen: In- of uitschakelen. Wanneer ingeschakeld, triggeren alle nieuwe berichten van eindgebruikers een browserpush.
E-mailsamenvatting: Per teamlid in- of uitschakelen. Sommige teamleden geven de voorkeur aan alleen push; anderen vertrouwen op de periodieke e-mailsamenvatting.
Stille uren: Als je team meerdere tijdzones bestrijkt, kunnen individuele leden stille uren instellen waarin pushmeldingen worden onderdrukt. E-mailsamenvattingen gaan gewoon door.

Deze voorkeuren zijn per gebruiker — elk teamlid beheert zijn eigen meldingservaring. Organisatiebeheerders kunnen zien wie meldingen heeft ingeschakeld maar kunnen individuele voorkeuren niet overschrijven.

Stap 4: De ongelezen badge gebruiken

Zelfs met push en e-mail is het eenvoudigste signaal vaak het effectiefst. Heedback toont een ongelezen badge op twee plekken:

Zijbalk: Het inbox-icoon in de dashboard-zijbalk toont een rode badge met het aantal open gesprekken met ongelezen berichten.
Browsertab: De documenttitel wordt bijgewerkt om het ongelezen aantal te tonen — bijvoorbeeld (3) Heedback. Dit is zichtbaar zelfs wanneer het tabblad op de achtergrond staat.

Het ongelezen aantal wordt in realtime bijgewerkt via server-sent events (SSE). Wanneer er een nieuw bericht binnenkomt of een gesprek wordt opgelost, past het aantal zich direct aan zonder paginaverversing.

Tip: Pin het Heedback-tabblad in je browser. De titelbadge maakt het gemakkelijk om met een snelle blik ongelezen aantallen te checken zonder van tabblad te wisselen.

Stap 5: Je meldingsconfiguratie testen

Verifieer dat alles werkt voordat je op meldingen vertrouwt in productie:

Pushtest: Open de Heedback-widget op je site (of gebruik een testpagina) en stuur een bericht als eindgebruiker. Bevestig dat er binnen seconden een pushmelding op je bureaublad verschijnt.
Samenvattingstest: Stuur een testbericht en wacht maximaal 10 minuten. Controleer of de e-mailsamenvatting in je inbox arriveert met de juiste inhoud.
Badgetest: Stuur een bericht en observeer of de zijbalkbadge toeneemt. Reageer en sluit het gesprek — de badge moet afnemen.
Multi-apparaat test: Als je meerdere apparaten gebruikt, bevestig dan dat meldingen aankomen op elk apparaat waar je ze hebt ingeschakeld.

Tips en best practices

Vertrouw niet op één kanaal. Schakel zowel push als e-mail in. Push is snel maar kan gemist worden tijdens vergaderingen. E-mail is langzamer maar creëert een blijvend record.
Reageer binnen je samenvattingsvenster. Als een klant een bericht stuurt en niet binnen 10 minuten terughoort, ontvangt die een opvolgsamenvatting. Snelle reacties voorkomen onnodige e-mailruis voor de klant.
Gebruik gesprekstoewijzing verstandig. Wanneer een gesprek is toegewezen aan een specifiek teamlid, ontvangt alleen dat lid pushmeldingen ervoor. Dit voorkomt alertmoeheid in het team terwijl de verantwoordelijke persoon wordt geïnformeerd.
Controleer browsermeldingsrechten periodiek. Browser-updates of OS-wijzigingen kunnen soms meldingsrechten resetten. Als pushmeldingen stoppen met werken, bekijk dan je browserinstellingen opnieuw.

Gerelateerde functies

Insluitbare widget — De widget is waar de meeste klantberichten vandaan komen. Meldingen sluiten de loop door je team in realtime te alarmeren.
Integraties — Slack-meldingen vullen browserpush aan. Gebruik Slack voor teamzichtbare alerts en push voor individuele aandacht.
Teambeheer — Wijs gesprekken toe aan teamleden om meldingen naar de juiste persoon te routeren.
Support Inbox — De ongelezen badge weerspiegelt wat er in de inbox gebeurt. Een goed getrieerde inbox houdt meldingsaantallen zinvol.